אוצר- ניהול וארכוב מסמכים

קבוצת אמן מונתה למפיצה הבלעדית בישראל של מערכת לניהול וארכוב מסמכים של חברת אוצר במטרה להוביל את החזית הטכנולוגית בתחום ה -

Enterprise Content Management.

הפתרון: ניהול מסמכים והקמתם במאגרי מידע דיגיטליים, בצורה היעילה והחסכונית ביותר לארגון.

פלטפורמת אוצר מאפשרת לארגונים וחברות להקים ולנהל מאגרי מידע (ארכיונים) דיגיטליים של מידע בדיוק ע"פ הצרכים ומבנה החברה. אוצר מאפשרת לארגון לשמור את כל המידע הבלתי מובנה ממגוון סוגי קבצים במקום מרכזי אחד. זאת, תוך גישה ידידותית ומהירה לעיון, קריאה ודפדוף בכל מסמכי המקור והניירת בארגון.
 

הפלטפורמה  מבוססת על טכנולוגיה חדשנית אשר:
1.  מאפשרת בניית פתרונות גמישים לצרכי הלקוחות באמצעות אשפים חכמים תוך שמירה ותמיכה מלאה בלוגיקה העסקית של הארגון. 
 
2.  מייעלת ומשפרת את העבודה בארגון במספר היבטים, המאפשרים לארגון לייעל משאבים ולבצע בקרה ניהולית וקבלת החלטות על תהליכי עבודה מבוססי מסמכים.

3.   חוסכת לארגון שעות עבודה של הקלדות ותיוקים, תהליכי עבודה ידניים, טפסים פיזיים, זמן אחזור מסמכים, שטח אחסון יקר ועלויות תפעוליות כגון: נייר, דיו, טיונרים, קלסרים, פעימות מונה ועוד.

מבין הלקוחות נמנים ארגונים ממגזרי המשק השונים -
תעשיה, שרותים, בתי השקעות, ממשלה, מוצרי צריכה, תקשורת ועוד.
 

  אוצר OFFICE

מודול אוצר office מאפשר תיוק מהיר של מסמכים ישירות מ-OFFICE ומ- outlook.
ע"י לחיצה פשוטה ומהירה על כפתור הנמצא בתוך מערכות אלו, ניתן לתייק קבצים כגון WORD , EXCEL, ומיילים בתיק הרלוונטי.
 

 מיכון תהליכי תיוק(שימוש בברקוד)

תיוק אוטומטי של מסמכים ע"י ברקוד- פעולת התיוק גוזלת משאבים רבים וזמן יקר בארגונים.
מחד, חשוב לשמור על סדר וארגון בכדי שנוכל למצוא את המסמכים במהירות.
מצד שני, זוהי עבודה סיזיפית, מתישה, ידנית, אשר מצטברת למאות ואלפי
שעות עבודה מיותרות בחודש ו\או שנה.
בפלטפורמת אוצר ישנם מנגנונים חכמים המאפשרים תיוק אוטומטי ומהיר
של מגוון מסמכים ללא צורך בהקלדת נתונים ומפתוח.
בנוסף, ניתן להתניע לאחר התיוק תהליכי עבודה ארגוניים לצורך טיפול
במסמכים שתויקו.
 

 טכנולגויית OMR לאימות נתונים ותיוק אוטומטי

 מודול OMR - OPTICAL MARK RECOGNITION מאפשר, פענוח, אימות
נתונים ומפתוח אוטומטי של מסמכים וטפסים מובנים ללא צורך בהקלדה ידנית.
באמצעות המודול ניתן לתייק אלפי מסמכים באופן מהיר ולהתניע תהליכי עבודה בארגון.
מודול OMR מאפשר לפענח מגוון נתונים מתוך טפסים, להפעיל בקרות, תהליכי
עבודה ועוד. לדוגמא – חוזי התקשרות, חשבוניות, דוחות תנועה, תעודות משלוח.

 OCR חיפוש טקסטואלי על מסמכים 

-מודול OPTICAL MARK CHARECTER OCR מאפשר חיפוש טקסטואלי
מלא על מסמכים סרוקים ותמונות.
המודול נפוץ בקרב מחלקות משפטיות, מנהלים, אנשי שיווק ועובדים. למשל,
כאשר רוצים לחפש משפטים, מילים וכד' במסמכים גדולים.
בנוסף, פלטפורמת אוצר מאפשרת חיפוש על כל סוגי המסמכים בארכיונים הקיימים בארגון
ושליפת נתונים ומידע בדומה למנועי חיפוש באינטרנט.


 סיכומי דיון ומעקב החלטות 

סיכום דיון הנו מסמך נפוץ בקרב מנהלים וחברי דירקטוריון בחברות.
זאת בשל הצורך המתמיד לעקוב ולפקח על משימות שהוקצו. כמו כן פעמים רבות נדרשת היכולת לאחזרו בכל רגע נתון מכל מקום נתון.
פלטפורמת אוצר משלבת באופן אינטגרלי בין כל הצרכים הנ"ל באופן ידידותי ומהיר בלחיצת כפתור.
באמצעות מודול סיכומי דיון ומעקב החלטות תוכלו להקצות משימות, להנות ממעקב ובקרה
אחר סיכומי דיון והחלטות שנתקבלו, לשלוח אותם במייל, פקס או לראותם בשולחן העבודה של המשתמשים.
ניתן להגדיר אסקלציות בהתאם לצרכי הלקוח, הקצאת משימות ייעודיות לגורמים
שלא נכחו בפגישה ו\או ליועצים מחוץ לארגון וכן, לבצע מעקב ובקרה שוטפים.

 ארכוב מיילים

 מודול ארכוב מיילים מאפשר לחברות אחסון ואחזור מהיר של כלל המיילים
בארגון ללא הגבלת נפח תיבה.
כמו כן הוא שימושי מאוד בנושא של תיעוד לצורכי רגולציה וניהול מידע.
ניתן לגבות, לאחסן ולאחזר על פי צורך את כלל הדוא"ל הנכנס והיוצא של החברה

 ניהול קשרי לקוחות